Principper for sagsbehandlingen

Sagsbehandlingen dokumenteres skriftligt i en protokol under hensyntagen til de digitale borgerrettigheder som beskrevet i GDPR.

Den forurettede har hånd i sagsgangen inden for de rammer, der gives af nedenstående beskrivelse. Dette indebærer, at når der sker en anmeldelse om uacceptabel adfærd, vil den videre proces, f.eks. hvem kontaktinstansen taler med og på hvilket tidspunkt, blive tilrettelagt i tæt dialog med den forurettede. Formålet hermed er, at pågældende løbende har indsigt i, hvor kontaktinstansen er i processen, og at pågældende på ethvert tidspunkt i processen kan beslutte, at kontaktinstansen ikke skal gå videre med sagen. Som beskrevet nedenfor, er det dog udelukkende kontaktinstansen, der beslutter, om og i givet fald hvordan sagen skal sagsbehandles, herunder hvilken sanktion, der skal iværksættes.

Alle oplysninger kan deles mellem kontatktinstansens fire medlemmer med mindre den person, der er blevet udsat for uacceptabel adfærd, eksplicit giver udtryk for, at sagen alene ønskes håndteret af den ene person, der er blevet kontaktet. Såfremt den anmeldende person vælger, at kun ét medlem af kontaktinstansen må få oplysningerne forelagt, vil medlemmets handle- og håndteringsmuligheder være begrænset.

Videregivelse af oplysninger om uacceptabel adfærd, både hvis det er noget, der er gået ud over én selv, eller det er noget, man har overværet, kan ske på en sådan måde, at kun den uafhængige kontaktinstans får kendskab til oplysningerne og får kendskab til identiteten på anmelderen. 

Hvis den anmelderen eller forurettede ønsker fuld anonymitet, vil dette kunne begrænse den uafhængige kontaktinstans’ muligheder for at få sagen tilstrækkeligt belyst, og vil dermed kunne begrænse den uafhængige kontaktinstans’ muligheder for at sanktionere alvorlige brud på samværspolitikken.

Videregivelse af oplysninger om uacceptabel adfærd, hvor den uafhængige kontaktinstans ikke kender til identiteten på pågældende, der har videregivet oplysninger, vil kun i helt ekstraordinære situationer blive sagsbehandlet. 

Oplysninger om forhold, der vurderes at være i strid med lovgivningen (dvs. kriminelle forhold), skal efter aftale med anmelderen anmeldes til politiet, enten af anmelderen eller af den uafhængige kontaktinstans.

Kun de personlige, herunder personfølsomme, oplysninger, der er nødvendige for at behandle sagen, registreres. Oplysninger, der ikke er nødvendige for at kunne behandle sagen, slettes inden registrering. Personhenførbare oplysninger gemmes kun, frem til sagen er endeligt afsluttet. Fsva. påtaler betyder det, at de maksimalt må gemmes frem til den opfølgning, der (jf. afsnit om den uafhængige kontaktinstans) skal ske efter et år.”

Når sagen er endeligt afsluttet, skal personhenførbare oplysninger slettes, idet sagen stadig skal være anonymt velbeskrevet af hensyn til at kunne skabe præcedens.

De personer, som den uafhængige kontaktinstans har modtaget personlige/personfølsomme oplysninger om, skal orienteres herom umiddelbart efter modtagelsen, herunder om registreringen, formålet med registreringen samt om hvornår oplysningerne forventes slettet. 

Personkredsen er f.eks. den, der har anmeldt en uacceptabel adfærd, den, som er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd, vidner eller andre, der har afgivet oplysninger til belysning af sagen. 

Når den uafhængige kontaktinstans modtager oplysninger om uacceptabel adfærd, drøfter den uafhængige kontaktinstans den videre behandling af sagen. Til brug for belysning af sagen vil der typisk skulle gennemføres samtaler med den, der har videregivet oplysninger og med den person, der beskyldes for at have udøvet uacceptabel adfærd. 

Såfremt anmelderen udtrykkeligt har bedt om, at sagen kun håndteres af en enkelt person i kontaktinstansen, bliver henvendelsen registreret med anmelderens sigte på anonymitet for anmelderen, men de konsekvenser, det har for sagsbehandlingen som beskrevet ovenfor.

Der vil endvidere, afhængig af karakteren af adfærden, kunne gennemføres samtaler med eventuelle vidner. Hvis der findes anden bevismæssig dokumentation end vidneudsagn, skal dette inddrages i vurderingen af sagen. 

Den uafhængige kontaktinstans vurderer oplysningerne og træffer på dette grundlag en afgørelse i overensstemmelse med sanktionsbestemmelserne. Afgørelsen kan også være, at den uafhængige kontaktinstans ikke foretager sig yderligere, f.eks. fordi sagen ikke kan blive tilstrækkeligt belyst (eksempelvis hvis anmelderen ikke ønsker, at pågældendes identitet bliver kendt for andre end den uafhængige kontaktinstans) eller fordi bevisets stilling er uklar (eksempelvis fordi det er ord mod ord, og der ikke findes yderligere forhold, der kan belyse sagen). 

Den uafhængige kontaktinstans kan, afhængig af sagens karakter, foreslå, at anmelderen og den, der er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd, mødes for at drøfte, hvad der er sket. Deltagelse i et sådant møde skal altid være baseret på frivillighed, og manglende ønske om at deltage skal ikke kunne påvirke karakteren af sanktionen. Mødet kan finde sted såvel under sagsbehandlingen som efter beslutning om eventuel sanktion er truffet. 

Afgørelsen træffes af den uafhængige kontaktinstans efter almindelige flertalsprincipper, idet det forudsættes, at sagen behandles af et ulige antal medlemmer, dog mindst 3. En sag, der er baseret på oplysninger, der kun er givet til én af medlemmerne i den uafhængige kontaktinstans, jf. samværspolitikken, kan dermed ikke i sig selv danne basis for en afgørelse.

Den uafhængige kontaktinstans meddeler sin afgørelse og overvejelserne bag afgørelsen til både den, der eventuelt har været udsat for uacceptabel adfærd, og til den, der er beskyldt for at have udøvet uacceptabel adfærd. Dette sker med det formål, at begge parter kan komme godt videre med deres respektive radikale liv, jf. samværspolitikken. 

Kommunikationen kan ske både mundtligt og skriftligt, idet indholdet af en mundtlig kommunikation i givet fald skal registreres. Vidner vil som udgangspunkt ikke få afgørelsen at vide.